CHARLOTTE CAPPELLEN

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Lettre de mission

 

1. OBJET DU CONTRAT

 

1.1. Le client charge l’avocat de la défense de ses intérêts dans le cadre d’une mission de conseil, d'assistance, de négociation, de défense ou de représentation devant les cours et tribunaux, les instances devant lesquelles le client est invité à comparaître ou dans le cadre d’un processus de médiation. L’objet précis de la mission de l’avocat est défini, selon les circonstances et dans la mesure du possible, dans le reçu de la fiche d’information légale émise par l’avocat au début de la relation contractuelle avec le client. La mission pourra évoluer pendant la durée du contrat. L’avocat informe si nécessaire le client de la particularité de l’affaire que le client lui soumet, sur l’exercice de la mission telle que l’avocat l’évalue, de sorte que le client puisse se faire une représentation claire des missions de l’avocat. La modification de la mission en cours de dossier fera l’objet d’une discussion avec le client pour que ce dernier puisse donner son assentiment.

 

1.2. La mission de l’avocat comprend toutes les prestations utiles à la défense des intérêts du client.

 

1.3. L’avocat agit avec diligence, dans le respect des règles légales ainsi que des règles de déontologie et de courtoisie applicables, notamment, entre avocats.

 

L’intervention de l’avocat engage à des obligations de moyen. Celles-ci ne pourront être réalisées que dans un esprit de collaboration et dans la mesure où le client lui communiquera en temps utile toutes les informations nécessaires à la défense des intérêts du client.

Faculté de remplacement

L’avocat est, sauf avis contraire du client, autorisé à confier sous sa propre responsabilité des prestations relatives au dossier à des collaborateurs disposant des connaissances et de l’expérience requises.

1. DEBUT DE LA MISSION

 

Sauf si l’avocat et le client se sont accordés autrement quant au délai d’exécution de la mission, celle-ci commence lorsque le client et l’avocat se sont accordés sur l’objet de la mission, sur les conditions financières de celle-ci et l'application des présentes conditions générales au contrat. Si l'avocat doit déjà intervenir avant qu’il n’ait le consentement du client, il lui envoie les conditions et les tarifs aussi rapidement que possible.

 

Tout délai d’exécution éventuellement formulé ne peut l’être qu’à titre indicatif. Les prestations en urgence et exceptionnelles font l’objet, dans certains cas, d’une facturation complémentaire.

 

1. ECHANGE D’INFORMATIONS AU DEBUT ET EN COURS DE DOSSIER

 

3.1. L’avocat a une mission de conseil, d’assistance et de représentation. Dans chacune des hypothèses de mission, sauf si le client l’en a dispensé, l’avocat l’informe le plus précisément possible, sur la base des éléments de fait qui lui ont été communiqués et l’état actuel du droit, les différentes issues que peut connaître le litige dans le cadre d’une mission d’assistance ou de représentation.

L’avocat informe régulièrement le client du déroulement de l’instance, des dates d’audience utiles et des pièces et moyens soulevés par le ou les parties adverses. En toute hypothèse, l’avocat met en œuvre les moyens les plus utiles et les plus efficaces pour rencontrer les intérêts de son client.

 

De manière générale, il tient le client informé de l’évolution du dossier.

 

3.2. Le client s’engage à informer spontanément l’avocat, de la manière la plus complète possible, de l’ensemble des éléments se rapportant aux faits et documents utiles, en rapport avec l’objet de la mission confiée à l’avocat.

Cette obligation de communication d’informations et de documents se poursuivra tout au long de l’exécution de la mission, en fonction des développements du dossier. Le client s’engage ainsi à communiquer à l’avocat, sans délai, toutes les pièces et informations nouvelles en relation avec le dossier, qui arriveraient à sa connaissance.

 

3.3 L’attention du client est attirée sur le fait qu’il peut s’il le souhaite contribuer à limiter les frais et honoraires, notamment en préparant dans les meilleurs délais des dossiers complets et bien classés et des notes claires, en évitant d’envoyer en attachement aux mails un grand nombre de documents ou des documents volumineux que l’avocat devra imprimer (ces documents peuvent être déposés au cabinet ou envoyés par courrier), en évitant à l’avocat de devoir adresser au client des rappels concernant des honoraires impayés ou des informations manquantes, … .

 

1. CONFIDENTIALITE

 

Exception faite de la correspondance émanant d'un avocat mandataire de justice, les correspondances de l'avocat adressées au client, à un autre avocat ou aux autorités de l’Ordre des avocats sont, en règle générale, confidentielles. Si le client entre en possession de correspondances confidentielles, il s’engage à leur conserver ce caractère confidentiel, à ne pas les transmettre à des tiers et à ne pas en faire usage tant dans le cadre de la relation professionnelle avec l’avocat qu’en dehors de ce cadre.

 

5. HONORAIRES ET FRAIS - CONDITIONS DE FACTURATION - CONDITIONS DE PAIEMENT - INDEXATION

 

1. Honoraires

 

Les prestations de l’avocat sont rémunérées par des . Ils sont facturés au client pour le dossier qui a été confié.

Sauf avec l'accord de nos clients, nous ne changeons pas de méthode de calcul des honoraires, frais et débours pendant le traitement du dossier. . Nous invitons nos clients à nous consulter régulièrement pour connaître nos tarifs.

 

Nos honoraires sont établis sur base d'un tarif horaire qui peut varier suivant l'urgence du dossier, la complexité de la question soumise, l'importance de la cause, la nature des devoirs à accomplir, les chances de récupération des montants demandés, l'argumentation et le dossier de la partie adverse et le résultat obtenu.

 

Le tarif horaire pratiqué habituellement est de 150 € HTVA (soit 181,5 € TVAC)

 

Nos clients qui souhaitent un devis sont également invités à discuter avec nous pour définir les prestations envisagées et la durée prévisible de la mission.

 

Les honoraires seront en principe réclamés en « frais réels » selon un détail des prestations réalisées mais une demande de provision pourra toujours être adressée par l’avocat au début de la relation contractuelle avec le client et même au cours de la gestion du dossier.

 

 

Le consommateur recevra une facture au fur et à mesure de l'accomplissement des prestations pour se rendre compte de leur ampleur et de leur prix. Il pourra aussi à tout moment demander un état des prestations réalisées.

 

Le client accepte la facturation électronique.

Lorsqu’une décision de justice condamne la ou les parties adverses au paiement d’une indemnité de procédure en faveur du client, le montant des frais et honoraires TVAC s’élève au minimum au montant de cette indemnité de procédure.

 

1. Frais

 

Les «  engendrés par le dossier sont facturés au client selon un

forfait déterminé par type de frais. Une TVA de 21% est calculée sur les frais.

 

Les principaux forfaits sont les suivants :

 

                  Les frais de dactylographie et de courrier sont de 10 € HTVA la page.

                  Les frais d'envoi par recommandé sont de 10 €

  Les frais d'envoi par mail et/ou courrier électronique sont de 1,5 € HTVA par envoi (taux horaire min 10 min).

                  Les frais de photocopie sont de 0,37 € HTVA par page.

                  Les frais de téléphone sont calculés à la minute au taux horaire.

• Les frais de déplacement en voiture automobile sont de 0,50 € HTVA le kilomètre (hors Bruxelles).

• Frais ouverture de dossier 50 € HTVA

 

Les autres frais et les débours considérés comme « frais externes » sont refacturés au prix coûtant (frais de consultations de banques de données, frais d'huissier, frais d'expertise ou de conseil technique, droit de greffe, frais de traduction, etc.).

 

Ces « frais externes » ne seront cependant exposés qu’avec l’accord préalable du client. Notre bureau ne fait en principe pas l’avance desdits frais externes. Lorsque ces frais sont réclamés à notre bureau, une copie de la note de frais du tiers (huissier, expert, traducteur, etc.) est envoyée au client avec invitation de régler directement la note du tiers. Si le client souhaite que notre bureau règle directement les notes de frais et honoraires de tiers, nous nous réservons le droit de réclamer une provision distincte pour ces frais, avant de régler la note de frais du tiers.

 

1. Modalités de paiement - défaut de paiement - échelonnement

 

Les états de frais et honoraires sont payables dès réception, au bureau de l’avocat ou sur son Compte honoraires : BE 45 3631 7637 0389 ( BIC BBRUBEBB).

 

En cas de défaut de paiement 30 jours après l’envoi de la facture ou de la note d’envoi, les montants échus seront productifs d’intérêts de retard équivalents à ceux visés par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement, et ce, à dater de la mise en demeure.

 

Lorsque l’avocat et le client ont convenu qu’un montant porté en compte au client sera payable de manière échelonnée, le non-respect, après mise en demeure préalable restée sans suite pendant huit jours, par le client d’une échéance, entraîne définitivement et irrévocablement la perte du bénéfice des termes et délais et l’exigibilité de la totalité des sommes restant dues.

 

Toute contestation d’un état de frais et honoraires (facture ou note d’envoi) doit être formulée endéans un délai de quinzaine par rapport à sa date. À défaut il est présumé accepté par son destinataire.

 

L’avocat Charlotte CAPPELLEN se réserve expressément le droit de suspendre toute intervention dans quelque dossier que ce soit au cas où un client est en retard de paiement de provision ou d’honoraires.

 

1. TVA

 

Toutes les prestations d'avocat seront soumises à un taux de TVA de 21 % à partir du ler janvier 2014, ce qui implique que tous les honoraires, « success fee » et frais portés en compte au client et/ou au tiers payant seront automatiquement majorés de 21 % à partir de cette date.

 

Une facture acquittée sera adressée dès réception du paiement afin d'en obtenir remboursement auprès de l'administration concernée.

 

 

6. TIERS PAYANT

 

 6.1. L’avocat demande spontanément au client s’il peut bénéficier de l’intervention totale ou partielle d’un tiers payant (assurance protection juridique, groupement, association, syndicat, famille, etc.). Si une telle intervention est envisagée, le client en avisera immédiatement l’avocat et lui communiquera sans délai les coordonnées précises de ce tiers payant ainsi que les conditions de son intervention (notamment le plafond d’intervention). En principe, l'avocat prend contact avec ce tiers payant pour lui transmettre les informations nécessaires afin que ce dernier puisse apprécier dans quelle mesure il doit intervenir. L’avocat et le client peuvent toutefois convenir que c’est le client qui communiquera au tiers payant les informations requises par ce dernier. Toute communication de l’avocat au tiers payant se fait dans les limites du secret professionnel auquel il est tenu.

 

6.2. Les factures de l'avocat seront libellées au nom du client et transmises au tiers payant.

 

6.3. Le client est, en toute hypothèse, personnellement tenu au paiement des honoraires, frais et débours de l’avocat, sans préjudice du droit du client de mettre fin à tout moment à la mission de l'avocat. Le client est tenu au paiement des honoraires, frais et débours en cas de refus ou de défaillance du tiers payant ou en cas de dépassement du plafond d'intervention de ce tiers payant.

 

 

7. RESPONSABILITE DE L’AVOCAT

 

La responsabilité civile professionnelle de l’avocat est couverte par la police d’assurance collective souscrite par l’Ordre des Barreaux Francophones et Germanophones (O.B.F.G.) (cf. fiche d’information légale).

 

8. PROTECTION DE DONNEES PERSONNELLES

Dans le cadre de la mission confiée à l’avocat, ce dernier recueille des informations relatives au client. Ces données peuvent être utilisées pour une autre mission qui sera nécessairement étroitement liée à celles énumérées plus bas.

Ces données sont les données nécessaires à accomplir :

- La facturation ;

- La correspondance avec le client concernant le dossier ;- Permettre à l’avocat de remplir ses propres obligations ;

- ...

Ces données peuvent, si cela est nécessaire au traitement de votre dossier, être des données sensibles, telles que des images médicales, des rapports de laboratoire, des données d’échantillons biologiques, des lettres et des rapports rédigés par des médecins, des données ayant trait à votre origine, votre orientation sexuelle, votre appartenance syndicale ou à vos croyances religieuses ou philosophiques.
Ces données sont collectées et sont utilisées avec votre accord et conformément aux lois européennes et nationales sur la protection des données. Même si vous décidez de ne pas donner votre accord, votre avocat s’occupe de votre dossier le mieux possible.

             a) Stockage des données :

Vos données sont stockées sous la forme de dossier papier et/ou de dossier électronique, sous la responsabilité de votre avocat qui prend toutes les mesures nécessaires pour assurer leur sécurité.
Si vos données doivent être partagées pour le traitement de votre dossier, elles le seront grâce à un système électronique d’échange d’informations sécurisé et/ou dans le cadre d’une procédure en justice, par le biais du système électronique E-Deposit/DPA ou toute autre appellation.
Vos données sont stockées pour la durée du traitement de votre dossier. Une fois votre dossier clôturé, vos données sont stockées pour une durée de 10 ans maximum, à compter de la fin des prestations de l’avocat, afin de lui permettre notamment de respecter ses obligations en matière de responsabilité.
 

b) Accès aux données :

Seuls les membres du cabinet de l’avocat ont accès à votre dossier afin de pouvoir le traiter.
Si le dossier le requiert, la signature de cette convention autorise également votre avocat à partager toutes les données du dossier avec d’autres avocats et acteurs du monde judiciaire.
Si le traitement du dossier doit se faire ailleurs qu’en Belgique, dans l’Union Européenne, et si le client et l’avocat sont d’accord, les données concernant le client qui ont été collectées par l’avocat peuvent être partagées avec des professionnels du droit d’autres pays de l’UE.

c) Les droits du client :

Le client a le droit de donner ou de retirer son accord pour le traitement et l’échange de ses données.
Si le client accepte aujourd’hui de donner ses données et qu’elles soient traitées dans le cadre de son dossier, il peut toujours retirer son accord plus tard. Dans ce cas, l’avocat lui explique comment ses données seront supprimées de son dossier. Il est cependant possible que l’on ne puisse pas retirer toutes les informations, notamment celles qui ont été utilisées pour introduire une action en justice ou pour défendre les droits du client en justice.

Le client a le droit d’être informé sur les fins auxquelles ses données seront traitées et sur les personnes qui auront accès à ses données. L’avocat indique au client quelles personnes seront associées au traitement du dossier et quelles personnes auront accès au dossier.
Le client a le droit de demander quelles informations le concernant sont enregistrées et de demander des corrections, si certaines informations ne sont pas correctes.Le client a le droit de recevoir toutes les informations le concernant qui sont enregistrées sous un format portable et lisible.
L’avocat qui collecte les données est responsable de ces données.

L’avocat a le devoir de s’assurer que les données sont traitées en toute sécurité et d’avertir le client si la sécurité des données n’est pas respectée.

9. LUTTE ANTI-BLANCHIMENT

L'avocat se conforme à ses obligations légales en matière d'identification du client ou de son mandant. Ceux-ci s'engagent à fournir spontanément tous documents permettant l’établissement de leur identité et autorisent l’avocat à en prendre copie. Les obligations de l'avocat et du client découlent plus particulièrement des dispositions de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces. Les renseignements qui doivent être fournis par le client varient selon qu'il s'agit d'une personne physique, d'une personne morale, ou d'un mandataire. Le client informe au plus vite et spontanément l’avocat de toute modification à sa situation et lui apporte la preuve de celle-ci.

 

Lorsque la nature du dossier (assistance du client dans la préparation ou la réalisation d'opérations telles qu'achat ou vente d'immeubles ou d'entreprises commerciales ; gestion de fonds de titres ou d'autres actifs appartenant aux clients ou à son mandant ; ouverture ou gestion de comptes bancaires, d'épargne ou de portefeuilles ; organisation des apports nécessaire à la constitution, à la gestion ou à la direction de sociétés ; constitution, gestion ou direction de fiducies, de sociétés ou de structures similaires ou interventions au nom et pour compte du client dans toutes transactions financières et immobilières) ou lorsque les situations particulières prévues par la loi précité 18 septembre 2017 (pays d'origine, difficultés d'identification, relation inusuelle entre le client et l'avocat ou la nature des opérations, personnalité publique ou assimilée) imposent à l'avocat une obligation de vigilance renforcée, le client s'engage à répondre à toute question de l'avocat lui permettant de se conformer à ses obligations légales en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.

 

Lorsque l'avocat assiste le client dans sa défense en justice ou lorsqu'il lui délivre des conseils juridiques (l'évaluation de sa situation juridique), il est tenu au strict respect du secret professionnel.

La loi impose à l’avocat d'informer le bâtonnier dès qu'il constate, hors sa mission de défense en justice ou de consultation juridique, des faits qu'il soupçonne être liés au blanchiment des capitaux ou au financement du terrorisme. Le bâtonnier, garant du respect du secret professionnel transmet le cas échéant la déclaration de soupçon à la C.TIF (Cellule de traitement des informations financières).

 

10. INTERVENTION AIDE JURIDIQUE

 

L'aide juridique de deuxième ligne permet, sous certaines conditions, d'obtenir la désignation d'un avocat, dont les frais seront totalement ou partiellement gratuits.

Le client reconnaît avoir été expressément informé que le cabinet n'est pas inscrit au service d'aide juridique de deuxième ligne et avoir fait librement choix du cabinet pour défendre ses intérêts.

Le client confirme avoir reçu un document de renonciation à l’aide juridique et l’avoir signé en pleine connaissance de cause.

11. MODES ALTERNATIFS DE REGLEMEN DES CONFLITS (MARCS)

L’Avocat a informé le client de l'existence des modes alternatifs de règlement des conflits (médiation, conciliation, négociation, arbitrage, tierce décision obligatoire, droit collaboratif en fonction du dossier soumis) et a attiré son attention sur les avantages que ceux-ci peuvent présenter dans certaines hypothèses. Il se tient à sa disposition pour lui donner toutes les précisions à ce sujet.

Il est rappelé qu’avant chaque procédure judiciaire, l’Avocat examine avec le client la possibilité d’opter pour un de ces modes alternatif.

En cas de procédure judiciaire, le Tribunal peut d’ailleurs interroger les parties sur la manière dont elles ont tenté de résoudre le litige et ordonner dans certaines circonstances de tenter une médiation.

De plus amples informations sur ces différentes approches peuvent être consultées sur le site web de l'Ordre des Barreaux francophones et germanophones https://avocats.be/sites/default/files/L%27avocat%20-%20MARCS_1.pdf

 

12.  FIN DU CONTRAT - CONTESTATION

 

A la fin de la mission, l’avocat met à la disposition du client les pièces de son dossier ou les transmet à l’avocat que le client aura désigné.

L’avocat conserve les archives du dossier pendant un délai de cinq ans à dater de sa clôture.
A l’expiration du délai de cinq ans, l’avocat peut détruire toutes les pièces du dossier, sans exception.

Toute contestation relative à l’interprétation, la validité, la formation, l’interprétation, l’exécution ou la rupture du contrat intervenu sera préalablement à tout autre mode de résolution et introduction de la cause devant un Tribunal soumise à un processus de médiation ou de conciliation (au sein du Barreau).

En cas d’échec de solution amiable, toute contestation sera soumise à la seule compétence des Tribunaux de l’arrondissement de Bruxelles. Seul le droit belge est d’application.